会社では様々な内容のメールを書く。一応気を付けていることがいくつかあって、書いてみる。
- むやみに「思います」を書かない
しなければならないことに対してはこの「思います」を出来る限り避けるようにしている。例えば「添付の議事録をご確認頂ければと思います。」とかせずに「添付の議事録をご確認下さい。」と口調は丁寧でも命令形をきちんと使うようにする。
また、提案なども語尾に「思います」を使ってしまいがちだけど、意見の場合でなければ使わないようにする。例えば「上記のように対応して頂きたいと思います。」ではなくて「上記のように対応して頂きたいです。」というように変に婉曲し過ぎないように注意している。
- 指示語を使い過ぎない
「掲題の件」とか「標記の件」というようにメールのSubjectを省略したり、引用部分を「下記」としたり、「それ」とか「あれ」とかを多用しないようにしている。日本語としては美しくないけれど、誤解を招かないようにあまりに重複する場合以外は内容を明記するようにしている。
また、「先日お話しました…」とか書く場合は、その後に必ず内容を簡単に書くことにしている。例えば「先日お話しました利用規約の内容についてですが」といった具合。
- 敬語のレベルを均等にする
丁寧語で書くなら最後まで丁寧語で、尊敬語や謙譲語を使うなら最後まで同じように。
メールは首尾一貫して明確さに気を付けている。間違いがなく読みやすく明確な文章を目指して、いつも送信前に必ず見直してから体裁を整えて送信するように心がけている。